Begründung:

Die Stadt Laubach hat eine Archivsatzung, die am 22.Januar 2020 in Kraft getreten ist.

Aufgrund von Änderungen des Hessischen Archivgesetzes ist eine Anpassung der Archivsatzung der Stadt Laubach erforderlich.

Wesentliche Änderungen des Hessischen Archivgesetzes sind:

• die Definitionen von Unterlagen, Archivwürdigkeit und öffentlichem Archivgut wurden aktualisiert
• die Anbietungspflicht von Unterlagen, die Geheimhaltung und Datenschutz unterworfen sind, wurde konkretisiert (Anpassung auf DSGVO)
• die Pflicht zur Beteiligung der Archive bei Einführung/Änderung technischer Systeme zur Erstellung und Speicherung digitaler Systeme (z. B. DMS, E-Akte) wurde eingeführt
• die Frist zur Ablieferung archivwürdig bewerteter Unterlagen von abgebender Stelle (mit Abgabeliste) wurde geändert
• Stärkung der Pflicht zum Originalerhalt: Archivgut ist grundsätzlich im Original aufzubewahren
• Wegfall des Nutzungszweckes beim Nutzungsantrag (nur noch auf freiwilliger Basis abfragbar)
• die Belegexemplarpflicht ist nach aktueller Rechtsprechung rechtswidrig und sollte gestrichen werden. Die Abgabe eines Belegexemplars kann nur noch als Bitte formuliert werden
• die Verkürzbarkeit von Schutzfristen wurde neu systematisiert.

Die Archivberatung Hessen hat eine Mustersatzung für Kommunalarchive erarbeitet, die als Grundlage für die nunmehr beabsichtigten Änderungen zugrunde gelegt wurde.

Als Anlage ist neben der neuen Satzung ein Vergleich der bisherigen und der neuen Satzung beigefügt. Neue Texte sind in rot dargestellt, entfallende Texte sind durchgestrichen dargestellt.

Beschlussvorschlag:

Der Magistrat stellt über den Haupt-, Bau-, Finanz- und Umweltausschuss den Antrag, die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen:

Die Stadtverordnetenversammlung beschließt die als Anlage beigefügte Archivsatzung.

Finanzielle Auswirkungen/Risiken:

Es entstehen keine finanziellen Auswirkungen.

Anlagen:

1. (neue) Archivsatzung der Stadt Laubach
2. Vergleich der bisherigen bzw. neuen Satzung