Begründung:

Seit Frühjahr 2016 haben sich die Verwaltungen im Teilraum Ost (Grünberg, Hungen, Laubach, Lich, Reiskirchen) regelmäßig zu dem Thema IKZ getroffen und ausgelotet in welcher Organisationsform und zu welchen Bedingungen eine Zusammenarbeit möglich ist. Mitte des Jahres hat sich herausgestellt, dass sich lediglich die Städte Laubach und Lich zu einer konstruktiven mittelfristig umsetzbaren Zusammenarbeit bereit erklärten. Gerade bei den vorgenannten Kommunen ist Eile geboten, da beide Fachbereichsleiter Finanzen Ende 2018 bzw. Anfang 2019 in den Ruhestand gehen.

Seit August 2016 gab es nur noch duale Gespräche mit der Zielrichtung Verwaltungsverband und Zusammenarbeit im Bereich des Finanzwesens. Andere mögliche Verwaltungsbereiche wie Personalverwaltung, Ordnungsverwaltung und Liegenschaften wurden zunächst ausgeklammert, da diese Bereiche relativ kurzfristig zusammen geführt werden können.

Über die Ergebnisse der geführten Gespräche wurde in einer gemeinsamen Informationsveranstaltung im November 2016 in Lich berichtet. Im Bereich Finanzwesen zeichnet sich nachfolgende Lösung ab:

1.         Es wird eine Zusammenarbeit für den 01.01.2019 angestrebt.

2.         Um mit einer einheitlichen Software arbeiten zu können, soll Laubach ab 01.01.2018 mit der Finanzsoftware dataplan arbeiten. Die Kollegen aus Lich haben hierzu ihre Unterstützung bei dem Umstellungsprozess zugesagt (Kosteneinsparung). Die Kosten für die Softwareumstellung sind noch nicht endverhandelt. Fakt ist, dass Laubach für das Jahr 2018 die Softwarekosten für mps (bisheriges Verfahren) und für dataplan (neues Verfahren zu tragen hat. Als positiv erweist sich, dass die Folgekosten von dataplan ca. 50 % niedriger wie bei mps sind.

3.        Es ist vorgesehen, dass der Standort einer gemeinsamen Finanzverwaltung Laubach sein soll.

4.         Es ist sichergestellt, dass die Bürgerinnen und Bürger beider Städte die Dienstleistungen wie bisher vor Ort in Anspruch nehmen können („Nur die Akten wandern – nicht der Bürger“). Der notwendige Datenaustausch soll ab 2019 über ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement – System gewährleistet werden. In beiden Stadtverwaltungen werden Außenstellen der gemeinsamen Kasse eingerichtet an denen u.a. Bareinzahlungen möglich sind. In diesen Außenstellen wird der gesamte Schriftverkehr der Finanzverwaltung digitalisiert und den zuständigen Fachdiensten elektronisch zugeleitet. Außerdem wird damit auch die gesetzliche Forderung ab 2018 ein elektronisches Rechnungseingangsbuch zu führen, erfüllt.

5.         Mittelfristig werden Einsparungen in Höhe von 150.000 € erwartet und damit die Vorgaben des Landes erreicht (15% Einsparung). Mit der Landesförderung in einer Gesamthöhe von 300.000 € können die notwendigen Investitionen weitgehend finanziert werden.

6.         Mit der Bildung der Grundorganisation – Verwaltungsverband -  wird eine Grundlage geschaffen, auf der weitere Kooperationen im Bereich Personal-, Ordnungs-, Liegenschafts- und Bauverwaltung kurz- und mittelfristig möglich sind.

7.         Der Verwaltungsverband ist eine Sonderform des Zweckverbandes. Die Mitgliedskommunen behalten ihre Selbstständigkeit und Zuständigkeit ihrer Organe nach dem Grundsatz:

            „Die städtischen Gremien entscheiden, der Verwaltungsverband setzt im Rahmen seiner angebotenen Dienstleistungen die Beschlüsse in der Praxis um.“

Die Erfahrungen anderer Kommunen haben gezeigt, dass Gutachten für IKZ immense Summen bis in den sechsstelligen Bereich verschlingen. Alternativ bietet in Kürze eine vom Hess. Städte- und Gemeindebund noch zu gründende Beratungsgesellschaft kostengünstigere Lösungen an, die wir ggf. in Anspruch nehmen sollten. Das Thema IKZ entwickelt derzeit eine hohe Dynamik und entwickelt sich immer mehr in Richtung Verwaltungsverband. Seitens des Gesetzgebers wurde dies erkannt und es sind gerade im Hinblick auf den Status des eingesetzten bzw. betroffenen Personals gesetzliche Regelungen zu erwarten.

Der Verwaltungsverband ist die Chance die Verwaltungsleistungen in ihrer Quantität und vor allen in qualitativer Hinsicht deutliche Verbesserungen zu erreichen. Kommunalverwaltungen werden mit immer neuen gesetzlichen Herausforderungen konfrontiert, die mit der bisherigen Personalausstattung und ohne Spezialisierung auf Dauer nicht mehr zu erfüllen sind. Zusätzlich ist der Erwartung der Bürgerinnen und Bürger im Hinblick auf mehr Transparenz öffentlicher Entscheidungen, ein Mehr an unmittelbarer Bürgerbeteiligung und verbessertem Bürgerservice mit den bisherigen Rahmenbedingungen nicht zu leisten.

Seitens der beteiligten Verwaltungen ist vorgesehen, dass zum 01. Juli 2017 die Finanzsoftware dataplan in Laubach einsatzbereit zur Verfügung steht. Der Haushalt 2018 soll bereits mit dataplan erstellt und ab 01.01.2018 in der Praxis eingesetzt werden. Die bisher eingesetzte Finanzsoftware mps wird noch bis mindestens Ende 2018 benötigt, um die Jahresrechnung 2017 abschließen zu können. Außerdem muss in 2018 die Installation des Dokumentenmanagementsystems abgeschlossen sein, um fristgerecht mit der gemeinsamen Arbeit im Verband 2019 beginnen zu können.

Mit der frühzeitigen Einbindung der örtlichen Politik von Laubach und Lich ist zu erwarten, dass durch diese Transparenz die notwendigen Beschlüsse zu einem Verwaltungsverband rechtzeitig getroffen werden können. Die Arbeitsgruppe „Verwaltungsverband Laubach – Lich sollte dann bis zur endgültigen Entscheidung vierteljährlich abwechselnd in Lich und Laubach tagen.

Beschlussantrag:

Der Magistrat stellt den Antrag, die Stadtverordnetenversammlung möge wie folgt beschließen:

Die Stadtverordnetenversammlung beschließt:

1.         Die Stadt Laubach beabsichtigt, zum nächstmöglichen Termin (zum 01.01.2018) gemeinsam mit der Stadt Lich einen Verwaltungsverband zu gründen.

2.         Der Magistrat wird beauftragt, für den angestrebten Verwaltungsverband eine Verbandsatzung zu erarbeiten und in Form eines Gutachtens über den Umfang der zu übertragenen Aufgaben, deren Finanzierung und die daraus resultierenden Synergieeffekte zwecks Vorbereitung zum Gründungsbeschluss zu berichten. Gleichzeitig wird der Magistrat ermächtigt, beim Land Hessen Fördermittel für das Gutachten und zur Gründung des Verwaltungsverbandes zu beantragen.

3.         Um einen fristgerechten Start des Verwaltungsverbandes zum 01.01.2019 sicher zu stellen, wird der Magistrat ermächtigt, zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Umstellung auf die neue Finanzsoftware dataplan voranzutreiben und abzuschließen.

4.         Um frühzeitig die Fraktionen/Wählergruppen an dem Umstellungsprozess zu beteiligen, wird die Gründung einer Arbeitsgruppe „Verwaltungsverband Laubach-Lich“ beschlossen. Jede Fraktion entsendet einen Mandatsträger in die Arbeitsgruppe.

Finanzielle Auswirkungen:

Zur Gründung des Verwaltungsverbandes sind von den beteiligten Kommunen je 200.000 € Stammkapital einzuzahlen. Für die Erstellung eines Gutachtens stehen 50.000 € im Haushalt bereit. Das Gutachten kann aber vom Land Hessen in gleicher Höhe gefördert werden.

Die Kosten für die neue Finanzsoftware sind noch nicht im Haushalt vorgesehen, weil mit dem Anbieter noch die abschließenden Gespräche über Konditionen zu Beginn des II. Quartals abgewartet werden sollen. Bis zu diesem Zeitpunkt besteht Klarheit darüber, ob eine notwendige Grundsatzentscheidung beider Parlamente vorliegt.

Sobald die Gründung eines Verwaltungsverbandes beschlossen wurde, erhalten die Mitgliedskommunen jeweils 150.000 €  Fördermittel des Landes.

Anlagen:

Auszug aus Fachtagung „Der Gemeindeverwaltungsverband“